1 de 14. O produto
O produto, ecrã a ecrã.
Catorze ecrãs mostram o que a sua clínica dentária recebe, como é e como funciona, da auditoria à consulta realizada.
Recuperamos quatro tipos de receita · Exemplo
- Chamadas perdidasSeg. 13:20 · sem mensagem de vozNão atendida
- Pacientes em atrasoMarta S. · última higiene em março7 meses
- Planos em abertoCarlos M. · implante e coroa 362.070 €
- Cadeiras vaziasQua. 15:30 · desmarcação80 €
2 de 14. A auditoria
Antes de pagar, vê os números da sua clínica.
- Fazemos as contas a partir de três exportações simples: chamadas, pacientes e planos em aberto.
- A auditoria é gratuita e fica pronta em 1 a 2 semanas.
- Decide depois de ver o relatório, numa reunião de 30 minutos.
Exemplo do relatório de uma página: oportunidade identificável de 34.500 €, dividida em contactos perdidos (4.800 €), pacientes em atraso (11.200 €) e planos em aberto (18.500 €). Recuperável de forma realista em 90 dias: 9.000 € a 15.000 €. Próximo passo recomendado: Sprint de Recuperação de 90 dias, 3.000 €.
3 de 14. Chamadas perdidas
Quem liga e não é atendido recebe uma mensagem.
- As chamadas sem resposta, ocupadas ou fora de horas passam para nós.
- Cerca de um minuto depois, o paciente recebe um SMS da clínica, com um link para continuar no WhatsApp.
- O SMS diz que é automático. Quando o paciente responde, uma pessoa da nossa equipa aprova cada resposta.
Às 13:20 uma chamada fica sem resposta. Às 13:21 o telemóvel do paciente mostra um SMS: «Boa tarde. Fala o assistente automático da Clínica Dentária da Estrela. Vimos que nos ligou e não conseguimos atender. Pode continuar a conversa no WhatsApp: wa.me/351213000000. Se preferir falar com uma pessoa, diga e a receção liga-lhe no horário da clínica.» Às 13:26 o paciente responde no WhatsApp e a conversa entra na caixa de entrada.
4 de 14. Aprovação
Uma pessoa aprova cada resposta.
- O assistente escreve o rascunho. A nossa equipa revê, edita ou assume a conversa.
- As mensagens automáticas, como a primeira resposta a uma chamada perdida, usam textos que a clínica aprovou antes do arranque.
- Sem conselhos clínicos. Se o paciente responder PARAR, não voltamos a escrever.
No WhatsApp, o Rui escreve que quer marcar uma limpeza. Na caixa de entrada, a conversa está marcada como «Precisa de aprovação». O rascunho propõe quinta às 17:30 ou sexta às 18:00. A Sofia, da equipa Voltara, carrega em «Aprovar e enviar», e a mensagem chega ao Rui.
5 de 14. Pacientes em atraso e planos
Os pacientes que já tem voltam a marcar.
- Partimos da lista da clínica: revisões e higienes em atraso, planos de tratamento por marcar.
- Cada mensagem só diz o que é verdade: a consulta, a data e quem a propôs.
- Uma pergunta clínica vai para o dentista, que responde com as suas palavras.
A lista de recuperação mostra quatro pacientes: a Marta marcou a higiene, o Paulo vai no contacto 2 de 3, o Carlos fez uma pergunta sobre o tratamento que passou para a Dra. Ana, e o Jorge pediu para parar. No telemóvel, o Carlos pergunta se o tratamento dói; o assistente passa a pergunta à Dra. Ana, que lhe responde no mesmo dia.
6 de 14. Confirmações
Os pacientes confirmam a consulta antes do dia.
- 48 horas antes, o paciente recebe uma mensagem e responde SIM, NÃO ou ALTERAR.
- Se não responder, e se a clínica quiser, o assistente automático liga 24 horas antes, de um número da clínica.
- Na primeira frase diz que é automático. Quem pedir uma pessoa recebe uma chamada da receção, no horário da clínica.
Na lista de quarta-feira, 14 de outubro, o Paulo e a Inês confirmaram por mensagem. A Helena não respondeu à mensagem de segunda e recebe, na terça, uma chamada do assistente automático da Clínica Dentária da Estrela. Na primeira frase, o assistente diz que é um sistema de inteligência artificial e que a Helena pode pedir uma pessoa. Na chamada, a Helena desmarca a consulta das 15:30.
7 de 14. Vagas preenchidas
Uma vaga livre vai logo para a lista de espera.
- Quando alguém desmarca, oferecemos a vaga a três pessoas de cada vez, primeiro a quem tem plano em aberto ou revisão em atraso.
- O primeiro SIM fica com a vaga reservada.
- A receção confirma na agenda e só então o paciente recebe a marcação.
A vaga de quarta às 15:30 é oferecida a três pessoas da lista de espera: a Clara, com uma coroa por marcar, o Luís, com a higiene em atraso, e o Nuno, que quer antecipar a revisão. O Luís responde SIM primeiro e a vaga fica reservada. A receção recebe o alerta «Vaga das 15:30 reservada, confirme na agenda» e confirma. Só então o Luís recebe a marcação.
8 de 14. Resumo das 08:00
Às 08:00, a sua equipa sabe como está o dia.
- Um resumo curto: confirmações, vagas por preencher, vagas preenchidas e quem pode faltar.
- Todas as semanas, a partir dos registos da clínica: as vagas, o valor delas em euros, quantas preenchemos e a evolução das faltas.
Exemplo do resumo de quarta-feira às 08:00: 18 consultas, 17 confirmadas, 1 por confirmar, 1 vaga às 11:30 a oferecer à lista de espera, a vaga das 15:30 preenchida e 2 pacientes com risco de faltar. No cartão da semana: 9 vagas no valor de 1.240 €, 6 preenchidas no valor de 820 €, e as faltas a descer de 7 para 2 em quatro semanas.
9 de 14. Avaliações e plano de membro
Pedimos uma avaliação a cada paciente.
- Uma vez por ano, depois de uma consulta realizada, a todos os pacientes que não recusaram mensagens da clínica. Não oferecemos nada em troca, como o Google exige.
- Cada pedido diz como deixar de receber estas mensagens.
- Se a clínica quiser um plano mensal de prevenção, ajudamos a desenhá-lo. A clínica define o preço, vende-o e valida-o com o seu advogado, à luz das regras da Ordem dos Médicos Dentistas.
Exemplo de mensagem enviada depois da consulta: «Obrigado pela visita de hoje, Marta. Pedimos a todos os nossos pacientes uma avaliação no Google. Se quiser deixar a sua, está aqui. Se não quiser receber estas mensagens, responda PARAR.» Ao lado, num gráfico de exemplo, as avaliações novas por mês sobem de 6 para 24. O cartão do plano de membro mostra: revisão e higiene ao intervalo que o dentista define, contrato escrito com prazo de cancelamento, preço e desconto definidos pela clínica.
10 de 14. O relatório
No relatório, só conta a consulta realizada.
- Contactados, responderam, marcaram, compareceram: cada passo em separado.
- A produção usa os preços da própria clínica.
- Comparamos com os 3.000 € do sprint.
Exemplo de relatório de um sprint: 243 pacientes contactados, 61 responderam, 28 marcaram e 21 compareceram. As 7 marcações sem consulta realizada não contam. Produção realizada atribuível: 11.460 €, 3,8 vezes o valor do sprint.
14 de 14. Preço e próximo passo
Começa por uma auditoria gratuita.
Respondemos num dia útil.
- Auditoria1 a 2 semanas · sem compromissoGrátis
- Sprint de Recuperação de 90 diasSó se a auditoria o justificar · termina no dia 903.000 €
- Serviço mensalSó se os números o justificaremOpcional
Site novo para a clínica, sem custo, ao avançar com o SprintIncluído no Sprint de Recuperação de 90 dias.
A garantia, por escrito
Se o sprint gerar menos de 3.000 € de produção realizada atribuível, segundo as regras acordadas antes do arranque, continuamos mais um mês sem custo de serviço. Depois, pode parar sem qualquer compromisso.
- Sem fidelização
- Sem software novo para a equipa
- Os seus números primeiro